Procederen begint niet bij de dagvaarding, maar bij je dossier

De beste processtrategie begint vaak niet in de rechtszaal. Die begint veel eerder: in je mailbox, je contractenmap, je notulen en soms zelfs in je WhatsApp-geschiedenis. Sinds 1 januari 2025 gelden gemoderniseerde regels voor bewijs in civiele procedures. Die nieuwe regels moeten het makkelijker maken om vooraf en tijdens een procedure belangrijke informatie boven tafel te krijgen. Voor ondernemers is dat belangrijk. Want bij een zakelijk geschil draait het zelden alleen om de vraag wie gelijk heeft. Minstens zo belangrijk is: wie kan zijn verhaal bewijzen?

Waarom bewijs zo belangrijk is

Veel zakelijke conflicten ontstaan geleidelijk. Een leverancier komt afspraken niet na. Een koper van een onderneming weigert een deel van de koopprijs te betalen. Aandeelhouders krijgen ruzie over besluiten die wel of niet zijn genomen. Of een commerciële partner gebruikt informatie waarvan jij vindt dat die vertrouwelijk was.

Op zo’n moment komt al snel de vraag op tafel: wat is er precies afgesproken? En dan wordt het dossier doorslaggevend.

Een rechter kijkt niet alleen naar wat partijen zeggen. De rechter kijkt vooral naar wat zij kunnen onderbouwen. Staat de afspraak in een overeenkomst? Is er een e-mail waarin iets is bevestigd? Zijn er notulen? Zijn er facturen, rapportages, concepten of berichten waaruit blijkt wat partijen bedoelden?

Wie dat goed kan laten zien, staat sterker. Niet alleen in een procedure, maar ook aan de onderhandelingstafel.

Wat verandert er door het nieuwe bewijsrecht?

De nieuwe regels maken het makkelijker om eerder duidelijkheid te krijgen over relevante informatie. Dat betekent niet dat een partij zomaar in de administratie van de ander mag rondneuzen. Er moet nog steeds een concrete reden zijn.

Maar het bewijsrecht is wel praktischer geworden. Zo kunnen partijen in bepaalde gevallen voorafgaand aan een procedure informatie opvragen of bewijs veiligstellen. Ook is het makkelijker geworden om verschillende manieren van bewijsverzameling te combineren, zoals het horen van getuigen, het inschakelen van een deskundige of het vragen om inzage in bepaalde documenten.

Daarnaast is het recht op inzage in stukken verduidelijkt. Dat kan gaan om papieren documenten, maar ook om digitale informatie zoals e-mails, bestanden of andere gegevens. Voor ondernemers betekent dit dat informatie eerder in het proces een grote rol kan spelen.

Een voorbeeld uit de praktijk

Stel: je verkoopt je bedrijf. Een deel van de koopprijs hangt af van de resultaten na de overname. Dat wordt ook wel een earn-out genoemd. Een jaar later ontstaat discussie. De koper zegt dat de resultaten tegenvallen en dat hij minder hoeft te betalen. Jij vermoedt dat de cijfers anders zijn gepresenteerd of dat bepaalde kosten bewust zijn opgevoerd. Dan gaat het niet alleen om de uiteindelijke jaarcijfers. Ook managementrapportages, interne berekeningen, e-mails en conceptoverzichten kunnen belangrijk zijn.

Met het vernieuwde bewijsrecht kan het in sommige gevallen mogelijk zijn om gerichte inzage in zulke informatie te vragen. Maar daarvoor moet je wel concreet zijn. “Ik wil alles zien” is meestal te vaag. “Ik wil de rapportages en berekeningen zien waarop de earn-out is gebaseerd” is veel sterker.

Ook bij aandeelhoudersgeschillen speelt dit

Bij conflicten tussen aandeelhouders is het bewijs vaak net zo belangrijk. Zijn besluiten goed vastgelegd? Is iedereen tijdig geïnformeerd? Zijn afspraken over financiering, dividend of bestuur duidelijk op papier gezet? Of is veel besproken in informele overleggen en losse berichten?

Als het goed gaat, lijkt dat misschien niet zo spannend. Maar zodra er een geschil ontstaat, wordt elke e-mail en elk verslag belangrijk. Een ondernemer die belangrijke afspraken netjes vastlegt, heeft dan een duidelijke voorsprong.

Het nieuwe bewijsrecht is geen vrijbrief

Het is goed om te benadrukken dat het nieuwe bewijsrecht geen vrijbrief is om zomaar informatie bij de ander op te vragen. Een verzoek om stukken moet concreet zijn. Je moet kunnen uitleggen waarom je die informatie nodig hebt en waarom die relevant is voor het geschil. Een algemene zoektocht in de hoop iets bruikbaars te vinden, zal niet snel worden toegestaan.

Dat is logisch. Bedrijven hebben te maken met vertrouwelijke informatie, bedrijfsgeheimen en privacy. De rechter zal dus steeds een afweging maken. Juist daarom is het belangrijk om je bewijspositie vroeg in kaart te brengen. Welke stukken heb je zelf? Welke informatie ontbreekt? En welke documenten zouden bij de andere partij kunnen liggen?

Wat kun je als ondernemer doen?

Je hoeft niet te wachten tot een procedure dreigt. Sterker nog, dan ben je vaak te laat.

Bevestig belangrijke afspraken schriftelijk. Bewaar concepten en versies van contracten. Maak notulen van belangrijke vergaderingen. Leg waarschuwingen en klachten zakelijk vast. En probeer cruciale zakelijke afspraken niet alleen via informele WhatsApp-berichten te laten lopen. Dat klinkt misschien eenvoudig, maar in een procedure kan juist dat doorslaggevend zijn.

Conclusie

Sinds 1 januari 2025 is het bewijsrecht gewijzigd. De nieuwe regels bieden meer mogelijkheden om relevante informatie boven tafel te krijgen, maar ze maken ook duidelijk hoe belangrijk een goed dossier is. Voor ondernemers geldt daarom: procederen begint niet bij de dagvaarding. Het begint bij de manier waarop je afspraken vastlegt, documenten bewaart en communiceert zodra een geschil ontstaat.

Want gelijk hebben is belangrijk. Maar gelijk krijgen begint met bewijs.

Krijg je te maken meteen zakelijk geschil, een dreigende claim, een aandeelhoudersconflict ofdiscussie na een overname? Of wil je weten hoe sterk jouw bewijspositie isvoordat het escaleert? Neem dan gerust contact met ons op. Wij denken graag metje mee over je positie, je dossier en de beste vervolgstap.