Wanneer standaard niet standaard blijkt – De zorgplicht van de IT-leverancier onder de loep

Het begon allemaal met goede bedoelingen. Een zonweringspecialist wilde een nieuw ERP-systeem. De IT-leverancier bood Production+ aan, een standaardoplossing gebaseerd op Microsoft Dynamics. Standaard betekende volgens beide partijen: zo min mogelijk maatwerk. Alles om het project beheersbaar en betaalbaar te houden.

Maar wat volgde was het tegenovergestelde: het project liep uit op een kostenpost van meer dan één miljoen euro – ver boven het ‘most likely’ scenario van €199.000. De leverancier verweerde zich met het argument dat het om maatwerk ging dat buiten de oorspronkelijke scope viel. De opdrachtgever had toch ook telkens akkoord gegeven op de extra’s?

Het hof wees dat verweer  van de hand. De kern van het oordeel? De zorgplicht van een professionele IT-leverancier is leidend. Op grond van artikel 7:401 BW moet de opdrachtnemer handelen als een goed en zorgvuldig vakman. En dat betekent: geen genoegen nemen met halve informatie, maar eerst de bedrijfsprocessen écht begrijpen.

In deze zaak had de leverancier nagelaten om een grondige diagnosefase uit te voeren, terwijl hij dat volgens zijn eigen werkwijze eigenlijk had moeten doen. De leverancier stelde dat de opdrachtgever er, tegen het advies van de leverancier in, voor heeft gekozen om de leverancier niet toe te staan een Diagnose uit te voeren. Naar het oordeel van het hof had de leverancier dit als de professionele IT-leverancier en dienstverlener niet zonder meer mogen accepteren. Daarbij is mede in aanmerking genomen dat het volgens de leverancier ging om een complex ICT-project, voor een complex bedrijf met meerdere vestigingen/dochter- of zusterbedrijven. Daardoor had de leverancier onvoldoende zicht op het maatwerk dat nodig zou zijn. En nog belangrijker: de leverancier had de opdrachtgever ook niet gewaarschuwd dat de beloofde standaardoplossing in werkelijkheid veel extra werk zou vergen.

Een andere interessante les uit dit arrest is dat instemmen met meerwerk niet betekent dat je als opdrachtgever automatisch alle kosten moet dragen. Wanneer die meerkosten voortkomen uit een ondeugdelijke analyse of gebrekkige begeleiding door de leverancier, blijft deze aansprakelijk.

De leverancier had bovendien geen duidelijke uitleg gegeven over de impact van die extra’s. En de klant – die juist had gekozen voor standaardsoftware – had volgens het hof geen keus meer toen ze eenmaal ‘in het systeem’ zat.

Het hof bevestigde dat de zorgplicht van een opdrachtnemer mede de inhoud van een overeenkomt bepaalt en de zorgplicht dus niet alleen een rol speelt als een contract onduidelijkheden bevat.

Het hof concludeerde dat de leverancier tekortgeschoten was. De schade wordt nog nader vastgesteld in een aparte schadestaatprocedure.

Conclusie?

IT-projecten zijn vaak technisch, maar juridisch minstens zo complex. Deze uitspraak laat zien dat de zorgplicht van een IT-leverancier zwaar weegt, zeker als die zich profileert als specialist. Een gewaarschuwd ondernemer telt voor twee. En een goed contract begint met een eerlijke en realistische inschatting van het project – van beide kanten.

Heeft u zelf te maken met een IT-implementatie of een geschil over meerwerk? Neem dan contact met ons op.