Tuchtklacht ontvangen als accountant? Een aantal belangrijke eerste stappen

Op het moment dat een brief van de Accountantskamer binnenkomt met de mededeling ‘Bij de Accountantskamer is een klacht tegen u ingediend' is dat begrijpelijkerwijs schrikken. Wat moet u als accountant doen op het moment dat een dergelijke brief van de Accountantskamer binnenkomt? In deze blog geven wij een aantal praktische eerste handvatten voor de periode direct na ontvangst van een tuchtklacht. 

Zorgvuldige voorbereiding is essentieel

Het ontvangen van een tuchtklacht kan een zeer ingrijpende gebeurtenis zijn, zowel zakelijk als persoonlijk. Dat geldt des te meer indien de klager een klant is met wie u jarenlang prettig hebt samengewerkt. Waar voorheen sprake was van vertrouwen en een goede relatie, ontstaat nu een procedure waarin uw handelen ter discussie wordt gesteld. Hoewel een tuchtklacht soms onverwacht komt, gaat daaraan in andere gevallen al een traject vooraf, bijvoorbeeld via de interne kantoorklachtenregeling of de Klachtencommissie NBA.

Het is van belang om in deze fase van het proces zorgvuldig te werk te gaan. Het is doorgaans niet verstandig om direct inhoudelijk op de klacht te reageren of contact op te nemen met de klager(s). Een overhaaste reactie kan in een later stadium tegen u worden gebruikt of de situatie onnodig compliceren. 

Stel de termijn voor het verweerschrift veilig

De Accountantskamer biedt u de mogelijkheid om binnen vier weken na dagtekening van de brief schriftelijk op de klacht te reageren door middel van een verweerschrift. Hoewel het indienen van een verweerschrift formeel niet verplicht is, is het in de praktijk vrijwel altijd verstandig om van deze mogelijkheid gebruik te maken. Een goed opgesteld verweerschrift vormt vaak de basis van de verdediging en kan richtinggevend zijn voor het verdere verloop van de procedure.

Wanneer meer tijd nodig is om het verweer op te stellen, kan gemotiveerd om uitstel worden verzocht. Het is van belang dat u dit tijdig doet.  

Wat wordt u exact verweten?

Vervolgens is het van belang om vast te stellen wat u precies wordt verweten en op welke periode dit betrekking heeft. De tuchtklachten kunnen immers uiteenlopende onderwerpen betreffen. Een goede analyse van het klaagschrift vormt de basis van een effectieve verdediging. 

Het dossier veiligstellen

Daarnaast is het belangrijk om direct het volledige dossier veilig te stellen. Correspondentie, opdrachtbevestigingen, gespreksverslagen, notities, documentatie en interne vastleggingen van gemaakte afwegingen kunnen essentieel zijn voor de beoordeling van de klacht(en).

 Kijk verder dan enkel de tuchtprocedure

Verder is het van belang om te bekijken of de klacht mogelijke verdere gevolgen kan hebben. Regelmatig blijkt dat een tuchtprocedure wordt gebruikt als opstapje voor een civiele aansprakelijkstelling. Het is daarom van belang om vanaf het begin in kaart te brengen of naast de tuchtprocedure ook andere juridische procedures spelen of te verwachten zijn. Een vroegtijdige analyse van de verschillende risico's maakt het mogelijk om een consistente processtrategie te bepalen. Indien een schadeclaim te verwachten valt, is het bovendien raadzaam om dit tijdig te melden bij de beroepsaansprakelijkheidsverzekeraar. Overigens betekent het feit dat een klacht gegrond of ongegrond wordt verklaard door de Accountantskamer niet automatisch dat daarmee aansprakelijkheid voor eventuele schade vaststaat. 

Schakel tijdig begeleiding in

Een tuchtrechtelijke procedure draait niet uitsluitend om de inhoud van het vaktechnisch handelen. Ook processtrategie, bewijspositie, dossieropbouw en de toepassing van tuchtrechtelijke normen spelen een belangrijke rol. Een onafhankelijke beoordeling kan helpen om de sterke en zwakke punten van de zaak in beeld te brengen. Vroegtijdige begeleiding maakt het bovendien mogelijk om een verweer zorgvuldig en strategisch op te bouwen en onnodige risico's te vermijden. 

Samenvattend: wat moet u nu doen?

Op het moment dat u bericht van de Accountantskamer krijgt waaruit blijkt dat er een klacht tegen u is ingediend, is het van belang dat u vanaf het eerste moment doordacht en zorgvuldig optreedt. Agendeer daarom direct de termijn voor het verweerschrift, vraag waar nodig uitstel aan, stel het dossier veilig, analyseer de verwijten en schakel indien nodig tijdig deskundige ondersteuning in. Op die manier vergroot u de kans op een effectieve verdediging in de procedure bij de Accountantskamer.

Heeft u een tuchtklacht ontvangen of wilt u sparren over uw positie en mogelijke strategie? Neem dan gerust vrijblijvend contact op met een van onze specialisten: Debbie Liem (debbie.liem@heronlegal.com), Roy Kamphuis (roy.kamphuis@heronlegal.com) en Manon van den Oord (manon.van.den.oord@heronlegal.com). Wij denken graag met u mee over de beste aanpak van uw zaak.