Privacy policy

Heron Legal B.V. (" Heron Legal", "wij", "ons") handelt als verwerkingsverantwoordelijke onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (“AVG”), de relevante AVG uitvoeringswetten en de overige van toepassing zijnde wet- en regelgeving. Daarom willen we graag dat u een helder beeld heeft van de wijze waarop wij uw persoonlijke gegevensgebruiken, de wijzen waarop u toegang heeft tot uw persoonlijke gegevens en hoe u uw privacy kunt beschermen. We proberen dit te bereiken door middel van deze Privacyverklaring.

In deze Privacyverklaring kunt u vinden:

Welke persoonsgegevens we bewaren en / of verzamelen, en waarom we die verzamelen;
Hoe wij die persoonsgegevens gebruiken;
Uw opties wat betreft toegang tot en het updaten of verwijderen van uw persoonsgegevens;

Wij raden u aan deze Privacyverklaring zorgvuldig te lezen. In de toekomst zullen wij mogelijk genoodzaakt zijn deze Privacyverklaring aan te passen. De meest recente versie van deze Privacyverklaring is te vinden op onze website op https://www.heronlegal.com. In geval van aanzienlijke wijzigingen in de Privacyverklaring zullen wij u hiervan mogelijk ook per e-mail op de hoogte brengen.

Indien u vragen heeft over deze Privacyverklaring kunt u ons ook ten alle tijden mailen op office@heronlegal.com.

Van wie verzamelen wij persoonsgegevens?

Klanten

Wij verzamelen en bewaren essentiële informatie over onze klanten voor zover dat wettelijk verplicht is en om aan onze contractuele verplichtingen met hen te voldoen.

Marketing, Communicatie en Website bezoekers

Wat betreft marketing en andere vormen van communicatie, verzamelen wij uw persoonsgegevens omdat u een klant van ons bent of bent geweest, u onze website heeft bezocht en u heeft aangemeld voor onze communicatiemiddelen of u op een andere manier een gewaardeerd contact van ons bent. Hiervoor verwerken wij uw persoonsgegevens in ons relatiemanagement-systeem. Wij voorzien u af en toe van informatie, waaronder nieuwsberichten, uitnodigingen voor evenementen of gerichte communicatie waarvan we denken dat dat voor u interessant is. Daarnaast kunnen wij u benaderen voor een gerichte marketingactie met behulp van door externe bronnen verkregen gegevens (e.g. Kvk, LinkedIn). Te allen tijde streven wij ernaar u alleen de meest relevante informatie toe te sturen en onze vormen van communicatie zoveel mogelijk te personaliseren. U kunt zich op elk moment uitschrijven voor onze mails door op ‘afmelden’ te klikken onderaan elke digitale nieuwsbrief. In geen geval delen wij uw persoonsgegevens voor commerciële doeleinden of verkopen wij uw e-mailadres of andere persoonsgegevens.

Hoe verzamelen wij uw persoonsgegevens?

Wij verzamelen mogelijk persoonsgegevens:

die wij direct van u hebben verkregen, bijvoorbeeld de informatie die u aan ons verstrekte om u voor de nieuwsbrief op te geven of via uw visitekaartje die wij door directe interactie met u hebben verkregen (per e-mail, telefoon, brief);
op het moment dat u met ons een overeenkomst aangaat;
die wij hebben verkregen van andere bronnen, bijvoorbeeld een derde partij als eenadvocatenkantoor, het handelsregister, LinkedIn of websites van bedrijven.

Wat zijn de wettelijke grondslagen voor het verzamelen van uw persoonsgegevens?

Er zijn 6 wettelijke grondslagen voor het verzamelen en verwerken persoonsgegevens:

Uw toestemming – dat spreek vanzelf;
Contractuele verplichtingen – die wij met elkaar zijn aangegaan;
Ons gerechtvaardigde belang – (e.g. het managen en administreren van de relatie met onze klanten waaronder marketing activiteiten);
Wettelijke verplichting – soms zijn we wettelijk verplicht om persoonsgegevens te verwerken, bijvoorbeeld voor identificatiedoeleinden;
Vitaal belang – het is in uw vitaal belang dat wij sommige persoonsgegevens van u bewaren– bijvoorbeeld informatie over allergieën;
Algemeen belang – als dat door een publieke autoriteit of in het algemeen belang wordt vereist.

In het algemeen zullen wij persoonsgegevens verzamelen en verwerken op grond van uw toestemming, contractuele verplichtingen, ons gerechtvaardigde belang en om te voldoen aan wettelijke verplichtingen.

Welke persoonsgegevens van u verzamelen wij?

Basisinformatie (zoals uw naam, geslacht, titel, positie, werkgever, uw relatie met Heron Legal);
Contactgegevens (e-mailadres, adres, telefoonnummer);
Link naar uw LinkedIn-profiel;
Uw contactpersoon bij Heron Legal;
Gegevens die noodzakelijk zijn om te factureren;
Persoonsgegevens die aan ons zijn verstrekt tijdens de dienstverlening (hieronder kunnen bijzondere persoonsgegevens vallen zoals een paspoortnummer, BSN-nummer);
Marketinglijsten waar u op basis van uw interesses deel van uitmaakt;
Opt-in / opt-out voor communicatiemiddelen (e.g. nieuwsbrief etc.);
Of u onze mails opent en / of klikt op eventueel bijgevoegde links;
Gegevens over uw bezoek aan onze website;
Andere relevante persoonsgegevens die u aan ons heeft verstrekt;
Foto’s (e.g. genomen op onze borrels of evenementen).

Met welk doel verzamelen wij uw persoonsgegevens?

Wij verzamelen uw persoonsgegevens:

om onze communicatie aan u juist te adresseren;
om eventuele vragen of klachten van u adequaat te verwerken en te beantwoorden;
om onze relatie met u te onderhouden en te administreren;
om te voldoen aan reglementaire- en beleidsvereisten;
om de door u gewenste diensten te leveren;
om uit te zoeken welke diensten u mogelijk nog meer interesseren;
om met u over onze dienstverlening te communiceren;
om de service op onze website te verbeteren door gebruik te maken van statistieken over browse-gedrag op onze website;
om zakelijke processen en –systemen te controleren en te analyseren;
om uw sollicitatie te verwerken;
voor business development-doeleinden;
om onze communicatie te verbeteren;
om u uit te nodigen voor evenementen.

Met wie delen wij uw persoonsgegevens?

Onze partners in de EU

In verband met één of meer van de hierboven genoemde doelen zullen wij mogelijk uw persoonsgegevens delen met derde partijen, bijvoorbeeld als dat nodig is om te voldoen aan de met u aangegane contractuele verplichtingen. In elk geval dat wij uw persoonsgegevens met een derde partijdelen zorgen wij ervoor dat die partij contractueel wordt verplicht om zorgvuldig met uw persoonsgegevens om te gaan en ze te beschermen.

Onze partners buiten de EU

In principe delen wij uw persoonsgegevens niet met partijen buiten de Europese Unie, omdat die landen mogelijk een minder goede bescherming van uw gegevens waarborgen. Het kan echter voorkomen dat wij in de uitvoering van de overeenkomst die met u is gesloten, samenwerken met een partij die buiten de EU is gevestigd. In deze gevallen, wanneer uw persoonsgegevens worden gedeeld met partijen buiten de EU, zullen wij ervoor zorgen dat er maatregelen worden getroffen om een adequate bescherming van uw gegevens te waarborgen.

Wetshandhavingsinstanties

Wij behouden ons het recht voor uw persoonsgegevens te openbaren aan de wetshandhavingsinstantie die daarom, in verband met een gepleegde overtreding, verzoekt. Wij zullen slechts overgaan tot openbaring van uw persoonsgegevens indien wij redelijkerwijs voldoende vertrouwen kunnen hebben in de omstandigheden omtrent het verzoek.

Hoelang bewaren wij uw persoonsgegevens?

Wij zullen uw persoonsgegevens niet langer bewaren dan voor de in deze Privacyverklaring genoemde doeleinden nodig is. Uw persoonsgegevens zullen worden bewaard in overeenstemming met ons bewaarbeleid die op verzoek verkrijgbaar is. De bewaartermijn voor elke categorie persoonsgegevens is gebaseerd op reglementaire- en beleidsvereisten en het doel waarvoor de gegevens zijn verzamelden gebruikt.

Hoe beschermen wij uw persoonsgegevens?

Om verlies en elke andere vorm van onwettige verwerking van uw persoonsgegevens te voorkomen hebben wij passende technische en organisatorische maatregelen genomen. De meest recente versie van ons beschermingsbeleid is op aanvraag beschikbaar.

Wat zijn uw rechten en hoe kunt u ze uitoefenen?

De AVG voorziet in bepaalde rechten voor betrokkenen wiens persoonsgegevens worden verzamelden verwerkt. U, als betrokkene, heeft het recht:

op informatie over en toegang tot uw persoonsgegevens;
uw persoonsgegevens te rectificeren en te corrigeren;
te verzoeken om verwijdering van uw persoonsgegevens (‘het recht van vergetelheid’);
de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken of er bezwaar tegen te maken;
om uw persoonsgegevens op een geordende manier op te vragen en aan een andere organisatie te (laten) versturen;
bezwaar te maken tegen profilering;
uw toestemming voor verdere toekomstige verwerking van uw persoonsgegevens in te trekken voor zover die verwerking plaatsvindt op basis van uw toestemming.

Mocht u van één of meer van uw rechten gebruik willen maken dan kunt u contact opnemen met onze Privacy Officer. De contactgegevens van onze Privacy Officer zijn onderaan deze Privacyverklaring te vinden.

Tot slot heeft u nog het recht een klacht in te dienen bij de Nederlandse Autoriteit Persoonsgegevens.

Contact

Als u vragen, opmerkingen of klachten met betrekking tot deze Privacyverklaring of het verwerken van uw persoonsgegevens door ons heeft kunt u contact opnemen met uw vaste contactpersoon binnen Heron Legal of met onze Privacy Officer op het volgende e-mailadres: office@heronlegal.com of per post naar:

Heron Legal B.V.
T.a.v.: Privacy Officer
Parklaan 64b
5613 BH Eindhoven
Nederland