Fiscale bewaartermijnen in het bewaartermijnenbeleid van de onderneming

Op grond van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) mogen organisaties persoonsgegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk. Zij zijn verplicht de uitgangspunten van hun bewaartermijnenbeleid vast te leggen. Vaak is de lengte van een bewaartermijn gebaseerd op een wettelijke bewaarplicht. Een voorbeeld hiervan zijn de fiscale bewaarplichten. In dit artikel leest u hoe u in uw bewaartermijnenbeleid dient om te gaan met deze fiscale bewaarplichten.

Fiscale bewaarplichten

Een voorbeeld van een voor de praktijk belangrijke wettelijke bewaarplicht is de fiscale bewaarplicht ten aanzien van de financiële administratie van 7 jaar. Andere wettelijke fiscale bewaarplichten staan onder meer in de Wet op de omzetbelasting, de Uitvoeringsregeling loonbelasting 2011, de Uitvoeringsbeschikking dividendbelasting en de Uitvoeringsbeschikking omzetbelasting 1968. Naast financiële gegevens kan het ook gaan om andere gegevens zoals bijvoorbeeld kopieën van identiteitsbewijzen (de Uitvoeringsregeling loonbelasting 2011 en de Wet arbeid vreemdelingen).

Fiscale inlichtingenplichten

Minder bekend is dat naast bewaarplichten het ook om andere redenen noodzakelijk kan zijn om voor de belastingdienst gegevens te bewaren. Naast fiscale bewaarplichten bestaat er namelijk ook een algemene fiscale inlichtingenplicht. Deze inlichtingenplicht zelf wordt niet begrensd in de tijd.

Samenhang bewaar- en inlichtingenplichten

Volgens de Hoge Raad gelden bewaar- en inlichtingenplichten naast elkaar (KB Lux-zaak: ECLI:NL:HR:2017:1046). Dat betekent concreet dat, in de gevallen waarin de fiscus na het verstrijken van de zeven-jaar termijn inlichtingen zou mogen vragen, organisaties die inlichtingen in beginsel nog steeds moeten kunnen produceren.[1] Als de gegevens dan al zijn verwijderd, kan er een voor de belastingplichtige nadelige bewijspositie ontstaan. Reden dus om sommige gegevens langer dan zeven jaar te bewaren. De AVG staat dat toe.

De twaalf jaar termijn voor buitenlandse inkomsten

Een voorbeeld van een dergelijke situatie is de mogelijkheid van navordering door de fiscus bij bepaalde buitenlandse inkomsten. Organisaties moeten gegevens over deze inkomsten  zeven jaar bewaren (bewaarplicht). Op grond van art. 16 lid 4 AWR kan de fiscus echter een navordering doen gedurende een periode van twaalf jaar. In verband met dit art. 16 lid 4 AWR kan daarom een aanzienlijk langere bewaartermijn dan zeven jaar geïndiceerd zijn. De fiscus kan daartoe om inlichtingen vragen.

Gooi dus niet te snel iets weg als er nog een inlichtingenplicht sluimert ten aanzien van bepaalde gegevens!

Heeft u hulp nodig bij het opstellen en uitwerken van een bewaartermijnenbeleid? Neem vrijblijvend contact op met Debbie Liem (+31631969502 of debbie.liem@heronlegal.com)

[1] In beginsel: binnen de grenzen van het evenredigheidsbeginsel: zie o.a. ECLI:NL:HR:2020:698.