Dossiervoering: vijf lessen uit de tuchtrechtspraak

1. Controleer de identiteitvan de cliënt actief

De Verordening op de advocatuur (Voda) bepaalt dat een advocaat zich bij de aanvaarding van een opdracht vergewist van de identiteit van de cliënt. De wijze waarop deze identificatie plaatsvindt, is afhankelijk van de aard en de omstandigheden van de zaak. Bij natuurlijke personen kan de identiteit bijvoorbeeld worden vastgesteld aan de hand van een geldig identiteitsbewijs, terwijl bij rechtspersonen raadpleging van het handelsregister van de Kamer van Koophandel daarvoor in de regel volstaat.

De advocaat heeft hierbij een eigen verantwoordelijkheid. De Raad van Discipline Arnhem-Leeuwarden (ECLI:NL:TADRARL:2024:103) benadrukte dat niet uitsluitend mag worden afgegaan op digitale communicatie. In deze zaak had de advocaat onvoldoende gecontroleerd of degene die zich als cliënt presenteerde daadwerkelijk die persoon was. De Raad overwoog:

"Het had op de weg van verweerder gelegen om de identiteit van de heer Wi te checken door bijvoorbeeld met de heer Wi te (video)bellen of op zodanig andere wijze dat hij de foto op (de kopie van) het paspoort van de heer Wi met eigen ogen kon vergelijken met de persoon van de heer Wi. Dat heeft verweerder echter nagelaten."

De praktijkles is dat de advocaat zelfstandig moet vaststellen dat de opdrachtgever daadwerkelijk de cliënt of diens vertegenwoordiger is.

2. Leg de identificatiecorrect vast

Niet alleen de identificatie zelf is van belang. Ook uit het dossier moet blijken dat deze heeft plaatsgevonden.

De Raad van Discipline ’s-Hertogenbosch (ECLI:NL:TADRSHE:2025:59) oordeelde dat het bewaren van een volledige kopie van een paspoort zonder wettelijke grondslag in strijd was met de AVG. De advocaat had kunnen volstaan met:

"(…)het noteren van het documentnummer van het paspoort."

In niet-Wwft-zaken ontbreekt doorgaans een wettelijke grondslag voor het bewaren van een kopie van een identiteitsbewijs. De Raad verwijst daarbij naar het advies van het Dekenberaad om de identificatie in persoon uit te voeren en uitsluitend het soort identiteitsbewijs en het documentnummer vast te leggen. Wanneer de Wwft wel van toepassing is, bestaat een wettelijke grondslag voor het bewaren van een afgeschermde kopie van het identiteitsbewijs.

3. Zorg voor een deugdelijke administratie

In een zaak bij het Hof van Discipline (ECLI:NL:TAHVD:2026:106) is opgenomen:

"[Verweerster] geeft aan dat zij de namen van haar cliënten in haar geheugen heeft zitten."

Een cliëntenadministratie moet zodanig zijn ingericht dat onder meer een conflict en controle eenvoudig kan worden uitgevoerd. De cliëntenadministratie kan daarom niet afhankelijk zijn van het geheugen van een advocaat.

Daarnaast moet de dossieradministratie overzichtelijk en toegankelijk zijn voor een ander dan de behandelend advocaat. Het Hof benadrukte dat cliënten erop moeten kunnen vertrouwen dat hun dossier in goede handen is:

"Daaronder valt een overzichtelijk geordende en eenvoudig toegankelijke dossieradministratie. Dat verweerster haar eigen werkwijze zelf wel werkbaar vindt doet daaraan niet af: een dossieradministratie moet ook voor een derde toegankelijk zijn."

De dossiervoering moet zo zijn ingericht dat een waarnemer of opvolgend advocaat de zaak kan voortzetten.

4. Houd het digitale dossier volledig

Wanneer een digitaal dossier leidend is, moet dit dossier daadwerkelijk volledig zijn. In de praktijk worden besprekingsverslagen en andere fysieke toegestuurde stukken nog regelmatig buiten het digitale dossier bewaard. Wanneer het digitale dossier leidend is, moeten fysieke stukken worden gedigitaliseerd en aan het digitale dossier worden toegevoegd.

5. Vernietig dossierstukken zorgvuldig

Ook de wijze waarop dossierstukken worden vernietigd maakt onderdeel uit van een zorgvuldige dossiervoering.

De Raad van Discipline 's-Gravenhage (ECLI:NL:TADRSGR:2026:99) oordeelde over een zaak waarin delen van een dossier uit een gewelds- en zedenzaak waren weggegooid:

"Op 3 november 2025 heeft verweerder (delen van) zijn dossier uit deze gewelds- en zedenzaak weggegooid in een openbare prullenbak tegenover een supermarkt."

Vertrouwelijke dossierstukken behoren niet via de reguliere afvalstroom te worden vernietigd, maar op een wijze waarbij de vertrouwelijkheid is gewaarborgd.

Praktijktips

* Controleer de identiteit van de cliënt actief. Vertrouw niet alleen op digitale communicatie, maar verifieer dat de opdrachtgever de cliënt of diens vertegenwoordiger is.

* Leg de identificatie correct vast. Zorg dat uit het dossier blijkt dat de identificatie heeft plaatsgevonden. Noteer in niet-Wwft-zaken het soort identiteitsbewijs en documentnummer.

* Richt de administratie overdraagbaar in. Zorg dat een conflict en controle eenvoudig kan worden uitgevoerd en de dossiervoering een soepele overdracht mogelijk maakt.

* Houd het digitale dossier volledig. Voeg ook fysieke stukken, zoals besprekingsverslagen, toe aan het digitale dossier.

* Vernietig dossierstukken zorgvuldig. Gebruik geen normale afvalstroom, maar een passende wijze van vernietiging.